Es fundamental establecer roles, responsabilidades y expectativas claramente definidos desde el principio. ¿Qué equipo de ventas de la empresa se encargará de los clientes potenciales? ¿Cómo se financiará el stand compartido en la feria? ¿Quién se encargará del stock de repuestos y del servicio posventa? El potencial de que surjan conflictos más adelante debido a diversos problemas puede ser bastante alto, por lo que es importante abordar con antelación aquellos que se pueden prever, ya que probablemente surgirán otros más adelante que no se pueden predecir con tanta facilidad. Hemos comprobado que establecer una jerarquía clara con un único responsable de proyecto para cada consulta de ventas agiliza el proceso y ayuda a evitar que se pase por alto algún detalle. Este responsable de proyecto gestiona la comunicación con el cliente de forma integral durante todo el proceso y es responsable de involucrar al equipo del socio cuando sea necesario. Con este enfoque, el cliente no recibe correos electrónicos de diferentes personas en diferentes empresas con información contradictoria o información interna confidencial que no contribuya al avance de la venta. La confusión provoca retrasos, perjudica la imagen de ambos socios y genera inquietud sobre el avance del proyecto.

Fomente la colaboración, pero evite el exceso de reuniones. Es tentador programar reuniones periódicas para mejorar la comunicación y fortalecer las relaciones, pero todos están ocupados e incluso intentar programar una videollamada por Teams o Zoom teniendo en cuenta los diferentes horarios y zonas horarias puede perjudicar la productividad. Si no hay un asunto urgente que resolver, quizás sea mejor omitir la reunión; de hecho, muchos de los invitados probablemente lo harían. Hemos comprobado que el proceso que funciona mejor para todos es programar reuniones cuando un proyecto lo requiere. Por ejemplo, cuando un cliente potencial llama para hablar sobre un proyecto personalizado, los equipos de ventas e ingeniería de ambas empresas asociadas deben verificar que todos estén de acuerdo con la solución adecuada y el plazo de entrega. Esto permite que el responsable del proyecto responda con información precisa desde el primer contacto y fomenta un sentido de responsabilidad compartida y trabajo en equipo entre todos los involucrados. En algunos casos, como en proyectos de ingeniería de alta complejidad, una visita conjunta que reúna a equipos de ambas o varias empresas asociadas (y empresas matrices) para recorrer las instalaciones resulta valiosa para verificar la solución adecuada e identificar cualquier desafío atípico. Esto también demuestra que la colaboración va más allá de ser solo dos grandes corporaciones; se trata, de hecho, de un verdadero equipo de expertos dedicados al éxito del cliente. Reunirse para la instalación y puesta en marcha puede ser motivo de celebración para todos.

3. Deje todo por escrito en el acuerdo de colaboración. Es nostálgico recordar los tiempos en que el fundador de cada empresa familiar sellaba alianzas con un apretón de manos y todo salía a pedir de boca. Volkmann es una empresa familiar y hoy operamos bajo los mismos principios de confianza y respeto mutuo que nos han caracterizado desde el principio. Pero con los años hemos aprendido a plasmar todo por escrito desde el principio. En términos generales, esto significa definir el alcance del trabajo de cada parte, como quién se encargará del marketing, la generación de clientes potenciales y las ventas, y quién del diseño, la fabricación, el almacenamiento, la gestión de inventario, la instalación, la capacitación y el soporte técnico. ¿Qué empresa cuenta con la experiencia en TI necesaria para integrar sin problemas el sistema de transporte automatizado en una línea existente? Es necesario abordar, acordar e incluir en el contrato detalles específicos como la rapidez con la que el equipo de ventas debe responder a las consultas de clientes potenciales o la rapidez con la que el equipo de servicio debe responder a las solicitudes de repuestos o de solución de problemas. ¿Qué sucede si el socio fabricante no cumple con los plazos de entrega requeridos? ¿O si el socio de ventas no alcanza los objetivos de ventas previstos? Todas las partes deben considerar términos razonables para la finalización o disolución del contrato, sin incentivar dicha finalización o disolución a expensas de la armonía y el éxito a largo plazo.